一次意大利罗马的外事工作纪实

一次意大利罗马的外事工作纪实

联络合作处 刘淑慧

2023年7月，联合国粮农组织大会第43届会议在意大利罗马召开，会议主要内容是选举产生粮农组织新任总干事。现任总干事屈冬玉作为我方候选人，能否成功连任得到国际社会普遍关注。作为全球粮农治理领域的重大事件，部党组对此高度重视，计划会议前夕在意大利罗马举办中国三农成就图片展暨招待会，邀请各国农业部长和代表共赏中国三农成就、共话全球发展倡议。

为顺利办好中国三农成就图片展暨招待会，经部领导批准，组建了专项工作专班。作为农业外事外经系统的重要一份子，贸促中心也将在专项工作中发挥重要作用。中心领导给予我充分信任，在谆谆教导和嘱托后，我加入专班成为其中一员，主要负责拟定方案及具体执行。作为还需要不断成长的贸促新人，压力与动力同在，忐忑与期待并存，希望自己能做到不辱使命、不负所托。

确定主题，收集素材

加入专班后，我很快投入到图片展和招待会的筹备工作中。考虑到这个关键时刻重大的政治意义和国际影响，图片展的目的和宗旨简单明确，就是要向全世界展示中国三农发展所取得的辉煌成就，助力我方候选人成功连任。 “中国三农成就”，作为一个意涵宏大的主题，包含的内容不胜枚举。我国自改革开放以来，粮食生产连续年稳定在1.3万亿斤以上；农业科技进步贡献率屡创新高；农村居民人均可支配收入大幅度提高；全面打赢脱贫攻坚战……一桩桩一件件单独拎出来，都是一部波澜壮阔的奋斗史。但是罗马展会现场空间毕竟有限，如何从成千上万的素材中挑选出最具权威性、代表性和说服力的图片，最为充分有效地挖掘和利用展示机会，成为摆在我们面前的首要难题。在中心时，我也多次参与了大大小小不同层级的展会，但像这次从筛选素材开始就主要负责一个如此重量级展会的筹备，却还是第一次，沉甸甸的责任就压在了我的肩头。思绪仿若晕开的水墨，不断发散，千头万绪，却不知从何下笔。手足无措之际，我想起中心举办活动一贯注重团队力量和集体智慧，所谓三个臭皮匠顶过一个诸葛亮，果然通过头脑风暴，借助集思广益，我们确定了国际性、代表性、可获得性、无版权问题和不产生争议这几项素材筛选原则，并很快在其指导下，敲定了“中国农业农村发展”、“南南合作”以及“全球重要农业文化遗产”三大主题板块。思路一旦明晰，执行就有了方向。“中国农业农村发展”围绕脱贫攻坚、乡村振兴、数字农业等内容展开；“南南合作”以国家全覆盖为原则，重点展现当地人民的获得感；“全球重要农业文化遗产”则要重点展现我国最新的、全部的文化遗产认定情况。按照这个思路，我们迅速联系了业务相关的兄弟单位，众人拾柴火焰高，经过大家齐心协力，广泛收集，最终围绕三大板块收集了200多张照片，成功构建起整个图片展最为宝贵的资料库和照片池。至此，我心里的大石头暂时落了地。

统筹各方，亲力亲为

原以为核心工作尘埃落定，后续一切都将水到渠成，谁知道这才只是开始。在测量了现场场地尺寸和布局后我们发现，现场空间最多容纳100张照片，也就是说至少需要删减50%的照片。而用什么标准删减，删减哪些图片才能实现各板块内容之间的平衡，又成了一道亟待解决的问题。同时，为方便外宾观看，需要对每张图片进行文字说明，并翻译成对应的英语、法语和西班牙语等粮农组织国际官方语言，这不仅对文字内容的准确性、简明性有极高要求，更对设计排版提出了重大考验。具体制作上我们也陷入纠结，选择什么样的材质才能既美观大方，又无特殊气味？选择哪家制作公司才能既保证质量，又保证速度？国内制作还是国外制作？若在国内制作，物流运输该如何处理？若在国外制作，如何保证成品质量？此外，除展板之外，还需要同步设计印刷图册和制作电子视频。一系列问题排山倒海般扑面而来，时间很紧、任务很重。“包产到户、责任到人”，“让专业的人做专业的事”是我在中心学会的做事原则，在其指导下，我和同事迅速厘清了思路，确定了方向，全面梳理了业务流程，对所有工作进行了细化和分解，根据展期时间和具体工作内容倒排制作、物流、搭建等工序的工期和交付节点，以项目管理的思路确定了各相关单位的工作路线图，在此基础上统筹资源，协同作业，最大限度提高了沟通效率，保障了工作质量。经过反复对比考量、斟酌比较，优中选优选定了88张展示图片，其中“中国农业农村发展”作为重点突出，“南南合作”涵盖与近30个国家的农业合作项目，“全球重要农业文化遗产”囊括我国现有的19个农业文化遗产系统。文字说明上统一设定“时间、地点、事件”为主线，对字数进行控制，翻译、设计及制作引进专业团队，我自己则主要在复核上苦下功夫，从文字的字体、标点、别字、国家名称、语法时态等，到图片的清晰度、饱和度、排版、与文字的对应情况等一一审核确认，凡事亲力亲为。因为我深知此次展会是代表着国家形象的大事，容不得一丝马虎，保质保量、使命必达是我唯一的信念，深夜沟通，调整修改更是日常工作的常态。最终，全部展板在预期时间内顺利完成了设计和制作，图册以及电子视频也同步交付。

“外事无小事，责任大于天”

为了确保所有成品完好无损，同时避免可能的物流时滞，我们选择从国内随身携带所有物料到达活动现场。因是室外展会，搭建时还需考虑各种可能的突发情况，比如大风和降水。针对大风问题，创新性采用了轻型展架，并对展架进行加固和固定；针对降水问题，实时追踪天气情况，准备充足雨具和防水设备，并现场演练。一切准备就绪，胜利的曙光就在前方。就在这时，我接到了新任务，一是增加专人进行全英文展板图片解说，需要协助准备图片解说词；二是加入现场接待组，负责迎宾和送宾，以及伴手礼的准备。“外事无小事”，对于各种突发情况自己一直都有心理准备，任务落在身上就必须认真完成，容不得一丝犹疑。图片解说注重的是图片背后的故事性以及现场感染力，首先需要对每张图片的内容非常清楚，然后从展板整体框架和排版逻辑着手，提取人、事、物等关键信息。在协助完成图片解说词的准备后，我又立即投入到接待组的工作中。本次图片展暨招待会预计将有100多个国家的农业部长和大使代表出席，我的主要职责是及时接待并登记出席人员的国别、姓名和职衔，同时与引导组做好工作衔接。为保证现场接待工作有序进行，我提前制作了嘉宾账册并及时更新确认出席的嘉宾名单，再三核准，确保无一错漏，同时收集重要嘉宾照片，尽快熟悉嘉宾相貌。荔枝是时下欧洲非常受欢迎的应季水果，也有“吉祥如意”的寓意，再三思考决定以荔枝作为伴手礼，但意大利本地荔枝存量不足，于是我紧急联系国内立刻调运发货，在活动开始的前一天，600份满怀着美好祝福的新鲜荔枝顺利抵达罗马。

见证历史，不辱使命

怀揣着激动、兴奋、紧张和忐忑，活动终于拉开了帷幕。我和同事站在接待台后，唐仁健部长、马有祥副部长、广德福大使等候在接待台对面的国旗和粮农三机构旗帜前，所有外宾都将通过接待台登记后，引导至与部长握手合影。深吸一口气，无论何时，我都相信微笑的感染力，希望自己真诚的笑容能够带给外宾们宾至如归的感觉。当大使馆的车一辆辆抵达，外宾们陆续走进会场，目光所及，都是真诚和善意的眼神，我们热情欢迎他们的到来，外宾们也回以感谢。图片展前，与会的外宾们细细观看，面对反映着中国三农领域不同风貌的美丽图片，他们不约而同竖起了大拇指，对我国三农领域取得的突出成就，也表示出由衷的赞叹和肯定。活动中，唐仁健部长发表了重要讲话，指出我国在解决好自身粮食安全、打赢脱贫攻坚战的同时，积极支持帮助广大发展中国家不断提高粮食生产能力，为推动解决粮食安全问题做出中国贡献。唐部长的讲话赢得了现场阵阵喝彩。活动现场，一切按照计划有条不紊地进行着，我也终于忘却了担忧和紧张，内心完全被幸福和自豪充盈。外宾离开时，我把一袋袋伴手礼亲手送到他们手里，并详细解释荔枝的寓意和食用方法，从他们的表情和言语中，我感受到了彼此之间如朋友般的浓情厚仪。

活动的余韵尚未褪去，7月2日，粮农组织新任总干事进行投票选举，我方候选人屈冬玉以168票高票胜选连任,创纪录赢得99.4%有效票,这是我国在全球粮农治理领域取得的一次重大胜利。能够在FAO现场亲眼见证这一历史时刻，我将终生难忘此次非凡的经历。回想这一路的筹备过程，虽然苦难重重，但也收获满满。作为一项重大的外事工作，我始终牢记自己肩负着国家重任、代表着国家形象，外事无小事，任何时候都不敢有丝毫懈怠，事无巨细均全身心投入；作为中心选派的人员，我始终牢记自己也代表着中心形象，绝对不能给中心丢脸，必须充分发挥所长和专业性，在工作任务中最大限度起到应有的作用。这次外事工作经历带给我的最大感受，正是唐仁健部长所说的，“国家力量，人心向背”，候选人的高票当选、活动的成功举办，其背后所依靠的正是我们强大的国家。作为一名年轻的贸促人，要时刻怀揣着感恩之心，不断增强自身能力，以报效国家之心、服务民众之心投身三农事业，力争做一名优秀的三农工作者。我将时刻牢记这次经历，不忘初心，发奋努力，砥砺前行！